"They Are God's Gift To You, As You Are To Them." -- Desmond Tutu

PLANOLAPAN. :)

Ketika Planner Menjadi Manager

Pendahuluan

Divisi Manajemen Sumber Daya Anggota (MSDA) merupakan divisi yang terbilang baru di HMP. MSDA dibentuk untuk memenuhi misi Biro PMSDA. 

Ada beberapa poin latar belakang berdirinya divisi ini. Pertama karena melihat pembagian kerja yang tidak merata bagi setiap individu di HMP sehingga dirasa perlu untuk memeratakan tanggung jawab yang ada di HMP kepada seluruh warga. Kedua, karena melihat diperlukan adanya apresiasi bagi warga yang telah menjalankan tanggung jawabnya baik di dalam maupun di luar HMP. Ketiga adalah karena perlunya pemantauan bagi setiap warga HMP dalam keaktifan baik untuk mengikuti kegiatan yang ada di HMP maupun tanggung jawab yang dia kerjakan di HMP.

Berdasarkan cerita dari Badan Pengurus yang lalu, fungsi untuk mengelola sumber daya anggota ini sesungguhnya juga telah ada, namun tidak termasuk dalam struktur Badan Pengurus sehingga tidak ada rasa kepemilikan dan tanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya anggota yang ada.

Manajer Sumber Daya Manusia juga pernah ada dalam kepanitiaan-kepanitiaan di Badan Pengurus sebelumnya, sebagai contoh Planosphere 6, MPAB, dan Pemilu. Namun hal ini dirasa kurang efektif karena tidak terintegrasi antara satu kepanitiaan dengan kepanitiaan lainnya. Sehingga diperlukan sistem manajerial yang terintegrasi satu himpunan untuk dapat mengatur sumber daya anggota selama satu kepengurusan.

Himpunan dan Perusahaan

Mengelola sumber daya anggota di himpunan sesungguhnya berbeda jauh dengan pengelolaan sumber daya manusia pada suatu perusahaan. Apa yang membedakan keduanya? Salah satunya adalah sebagai berikut: Di perusahaan, seorang kepala biro sumber daya manusia (HRD) dapat dengan mudah memberikan insentif atau kenaikan gaji apabila pegawai/karyawannya bekerja dengan baik dan dapat dengan mudah memberikan peringatan atau bahkan melakukan pemecatan. Namun, hal ini tidak berlaku bagi seorang manajer SDA di himpunan. Mengapa? Karena dalam berhimpun, tidak ada istilah mendapatkan gaji atau uang. Yang bisa dijanjikan oleh himpunan adalah pengalaman dan pembelajaran yang sesungguhnya bernilai lebih dari sekedar uang. Selain itu, manajer pun tidak berhak untuk dapat memecat sesesorang dari himpunan.

Yang saya pahami ketika menjadi seorang Manajer SDA di himpunan adalah bahwa individu/warga bergerak dalam suatu kepanitiaan adalah karena mereka ingin untuk mendapatkan pengalaman dan pembelajaran, atau karena passion-nya, atau karena keinginan untuk membantu Badan Pengurus atau temannya yang menjabat dalam suatu kepanitiaan. Sehingga apa yang sebenarnya diperlukan adalah modal sosial yang dapat membuat seseorang tersebut percaya dan mau mengambil tanggung jawab lebih dalam kepanitiaan di himpunan.

Pengelolaan Sumber Daya Anggota

Sesuai dengan namanya, divisi ini mengelola sumber daya anggota yang ada di HMP. Mungkin selama ini orang sering salah kaprah bahwa MSDA bertanggung jawab untuk mendatangkan warga pada hearing atau kegiatan apapun. Padahal seharusnya itu merupakan tugas Badan Pengurus secara umum dan kesadaran warga untuk terlibat aktif dalam kegiatan yang diselenggarakan. 

 Apa yang sebenarnya diatur adalah tanggung jawab yang dipegang oleh masing-masing individu/warga HMP dalam skala kepanitiaan besar seperti Syukwis, MPAB, dan The Planners Magazine. Selain itu, MSDA juga berperan dalam pembagian divisi yang ada.

            Yang perlu diperhatikan adalah bagaimana warga tidak jenuh dalam memegang tanggung jawab dalam kepanitiaan skala besar sehingga yang memegang tanggung jawab tidak boleh yang “itu-itu” lagi. Selain karena tentunya akan membuat orang tersebut tidak optimal dalam mengerjakan tanggung jawab, perlu diingat bahwa seharusnya setiap orang yang ada di HMP mendapatkan pembelajaran dan pengalaman dalam berkegiatan di HMP. Maka, saya selalu menekankan bahwa yang aktif atau selalu ingin berkegiatan harus “menahan diri” untuk memberikan kesempatan pada yang lainnya, dan untuk yang kurang aktif agar mau mempergunakan kesempatan ini sebagai ajang pengembangan diri untuk mendapatkan pengalaman dan pembelajaran.

            Strategi yang dilakukan MSDA untuk dapat membuat setiap orang mau mengambil tanggung jawab lebih dalam kepanitiaan adalah dengan menggunakan metode wawancara pada setiap individu/warga terhadap minat kegiatan mereka, sehingga dapat terpetakan sumber daya anggota mana saja yang berpotensi dan berminat untuk kepanitiaan-kepanitiaan tertentu. Harapan dari dilakukannya metode ini adalah warga dapat “memilih” pada kepanitiaan mana dia bersedia untuk terlibat.

            Pengelolaan ini tidak dilakukan dalam pembagian tanggung jawab di dalam divisi karena bagaimanapun yang mengerti mengenai divisi tersebut adalah kepala dan wakil kepala divisi tersebut sehingga pembagian tanggung jawab diserahkan kepada kadiv dan wakadiv.

            Meskipun tidak terlibat secara langsung dalam pembagian tanggung jawab dalam divisi, namun MSDA juga berusaha untuk memantau keaktifan individu/warga dalam divisi. Itulah sebabnya maka staf divisi MSDA dipecah menjadi “duta” dalam setiap divisi untuk menjadi manajer divisi yang memantau keaktifan setiap individu dalam divisi dan luar divisi. Bagaimana cara memantaunya? Salah satu metodenya adalah dengan absensi kehadiran dalam rapat divisi dan program kerja yang diselenggarakan di HMP.

             

Apresiasi Warga

            Latar belakang terbentuknya divisi MSDA ini juga disebabkan oleh perlunya mengapresiasi warga/individu yang telah giat dan aktif berkegiatan di HMP. Karena seperti yang telah disebutkan diatas, bahwa himpunan tidak bisa memberikan gaji sebagaimana perusahaan. Oleh karena itu, dibuatlah proker HMP BERSINAR. Proker ini merupakan ungkapan terima kasih dan apresiasi Badan Pengurus terhadap keaktifan warga sekaligus menjadi stimulus bagi warga lainnya untuk dapat aktif berkegiatan. Selain itu, apresiasi yang dirasa perlu diberikan kepada warga HMP yang beraktivitas di luar HMP. Mengapa? Karena bagaimanapun atau apapun kegiatan yang dilakukannya, pada dasarnya mengharumkan nama HMP. Karena dia adalah warga HMP dan menjadi pengingat bahwa HMP senantiasa mendukung dan menjadi “rumah” baginya.

            Lalu, bagaimana mekanisme pemilihan HMP BERSINAR setiap bulannya? Setiap divisi akan mengajukan satu nama yang dijagokan setiap bulannya untuk “diadu” dengan nama dari divisi lain. MSDA akan memilih HMP BERSINAR dengan kriteria yang menjadi standar.

Rekomendasi

            Pada dasarnya, hal yang akan sangat membantu divisi ini dalam mengelola sumber daya anggota adalah kesadaran dari warga tersebut untuk mengambil tanggung jawab dalam kegiatan yang ada.

            Metode wawancara untuk menampung minat dan potensi warga juga masih relevan dilakukan untuk dapat mengidentifikasi dan memetakan warga agar mengambil tanggung jawab sesuai dengan minat dan potensinya. Jika memungkinkan, wawancara ini dilakukan sebelum perumusan program kerja dilakukan sehingga program kerja yang nantinya direncanakan pun sesuai dengan kebutuhan warga.

            Sesungguhnya masih banyak strategi yang dapat dijalankan dalam mengelola sumber daya anggota, tidak terpatok dari apa yang telah dilakukan pada kepengurusan ini. Semoga hal yang dirasa baik dapat terus dilanjutkan dan yang buruk dapat dijadikan pengalaman untuk dapat diganti menjadi lebih baik.

Sekapur Sirih

            Pada dasarnya, sumber daya anggota di HMP merupakan hal yang “given” seperti sumber daya waktu. Sumber daya anggota tidak dapat sewaktu-waktu ditambah seperti sumber daya uang. Sehingga yang harus kita lakukan untuk dapat memanfaatkan sumber daya ini adalah dengan mengelolanya dengan baik. Menurut saya, kata-kata evaluasi seperti “Kurangnya SDM…” tidak boleh diucapkan karena disitulah seharusnya peran manajer diperlukan. Ketika memang dirasa sumber daya anggota kurang, maka ada hal yang perlu dipertanyakan antara kemampuan manajerial atau mungkin memang sumber daya anggota tersebut tidak dapat memenuhi kegiatan yang direncanakan secara kuantitas dan kualitas alias suatu kegiatan tersebut terlalu “tinggi” atau tidak mempertimbangkan sumber daya anggota yang dimiliki olehnya.

            Satu hal lagi,, sumber daya anggota bersifat dinamis karena merupakan makhluk hidup. Sekali salah dalam hal pengelolaannya maka dapat berakibat fatal. Hal paling ekstrem yang dapat terjadi adalah himpunan ditinggalkan anggotanya. Himpunan tanpa anggota sama  Maka berhati-hatilah dalam mengelola sumber daya anggota.

            Akhir kata, saya mungkin memiliki kesalahan dalam penulisan ini. Semua yang tertulis disini merupakan subjektivitas dan pengalaman saya yang tidak memiliki latar belakang apapun mengenai manajemen sumber daya manusia. Saya amat berbahagia apabila ada yang mau bertukar pikiran terkait dengan pengelolaan sumber daya anggota demi HMP yang lebih baik.

Selamat berhimpun, adik-adik calon pengurus!

Selamat bersenang-senang!

HMP! HMP! HMP!

Melee - Built To Last

I've looked for love in stranger places
but never found someone like you
someone whose smile
makes me feel i've been holding back
and now there's nothing I can't do

cause this is real, and this is good
it warms the inside just like it should
but most of all
most of all, it's built to last
it's built to last

all of our friends
saw from the start
so why didn't we believe it too?
now look, where we are
you're in my heart now
and there's no escaping it for you

cause this is real, and this is good
it warms the inside just like it should
but most of all
most of all, it's built to last

walking on the hills at night
with those fireworks and candlelight
you and i were made to get love right

cause this is real, and this is good
it warms the inside just like it should
but most of all
most of all, it's built to last

cause you are the sun in my universe
consider the best when we felt the worst
and most of all, most of all
most of all, most of all,
most of all. most of all
it's built to last