Pendahuluan
Divisi Manajemen Sumber Daya Anggota (MSDA) merupakan divisi yang
terbilang baru di HMP. MSDA dibentuk untuk memenuhi misi Biro PMSDA.
Ada beberapa poin latar belakang berdirinya divisi ini. Pertama karena
melihat pembagian kerja yang tidak merata bagi setiap individu di HMP sehingga dirasa
perlu untuk memeratakan tanggung jawab yang ada di HMP kepada seluruh warga.
Kedua, karena melihat diperlukan adanya apresiasi bagi warga yang telah
menjalankan tanggung jawabnya baik di dalam maupun di luar HMP. Ketiga adalah
karena perlunya pemantauan bagi setiap warga HMP dalam keaktifan baik untuk
mengikuti kegiatan yang ada di HMP maupun tanggung jawab yang dia kerjakan di
HMP.
Berdasarkan cerita dari Badan Pengurus yang lalu, fungsi untuk mengelola
sumber daya anggota ini sesungguhnya juga telah ada, namun tidak termasuk dalam
struktur Badan Pengurus sehingga tidak ada rasa kepemilikan dan tanggung jawab
terhadap pengelolaan sumber daya anggota yang ada.
Manajer Sumber Daya Manusia juga pernah ada dalam
kepanitiaan-kepanitiaan di Badan Pengurus sebelumnya, sebagai contoh
Planosphere 6, MPAB, dan Pemilu. Namun hal ini dirasa kurang efektif karena tidak
terintegrasi antara satu kepanitiaan dengan kepanitiaan lainnya. Sehingga
diperlukan sistem manajerial yang terintegrasi satu himpunan untuk dapat
mengatur sumber daya anggota selama satu kepengurusan.
Himpunan dan Perusahaan
Mengelola sumber daya anggota di himpunan sesungguhnya berbeda jauh
dengan pengelolaan sumber daya manusia pada suatu perusahaan. Apa yang
membedakan keduanya? Salah satunya adalah sebagai berikut: Di perusahaan,
seorang kepala biro sumber daya manusia (HRD) dapat dengan mudah memberikan
insentif atau kenaikan gaji apabila pegawai/karyawannya bekerja dengan baik dan
dapat dengan mudah memberikan peringatan atau bahkan melakukan pemecatan.
Namun, hal ini tidak berlaku bagi seorang manajer SDA di himpunan. Mengapa?
Karena dalam berhimpun, tidak ada istilah mendapatkan gaji atau uang. Yang bisa
dijanjikan oleh himpunan adalah pengalaman dan pembelajaran yang sesungguhnya
bernilai lebih dari sekedar uang. Selain itu, manajer pun tidak berhak untuk
dapat memecat sesesorang dari himpunan.
Yang saya pahami ketika menjadi seorang Manajer SDA di himpunan adalah
bahwa individu/warga bergerak dalam suatu kepanitiaan adalah karena mereka
ingin untuk mendapatkan pengalaman dan pembelajaran, atau karena passion-nya, atau karena keinginan untuk
membantu Badan Pengurus atau temannya yang menjabat dalam suatu kepanitiaan.
Sehingga apa yang sebenarnya diperlukan adalah modal sosial yang dapat membuat
seseorang tersebut percaya dan mau mengambil tanggung jawab lebih dalam
kepanitiaan di himpunan.
Pengelolaan Sumber Daya Anggota
Sesuai dengan namanya, divisi ini mengelola sumber daya anggota yang ada
di HMP. Mungkin selama ini orang sering salah kaprah bahwa MSDA bertanggung
jawab untuk mendatangkan warga pada hearing atau kegiatan apapun. Padahal seharusnya
itu merupakan tugas Badan Pengurus secara umum dan kesadaran warga untuk
terlibat aktif dalam kegiatan yang diselenggarakan.
Apa yang sebenarnya diatur adalah
tanggung jawab yang dipegang oleh masing-masing individu/warga HMP dalam skala
kepanitiaan besar seperti Syukwis, MPAB, dan The Planners Magazine. Selain itu,
MSDA juga berperan dalam pembagian divisi yang ada.
Yang perlu diperhatikan adalah
bagaimana warga tidak jenuh dalam memegang tanggung jawab dalam kepanitiaan
skala besar sehingga yang memegang tanggung jawab tidak boleh yang “itu-itu”
lagi. Selain karena tentunya akan membuat orang tersebut tidak optimal dalam
mengerjakan tanggung jawab, perlu diingat bahwa seharusnya setiap orang yang
ada di HMP mendapatkan pembelajaran dan pengalaman dalam berkegiatan di HMP.
Maka, saya selalu menekankan bahwa yang aktif atau selalu ingin berkegiatan
harus “menahan diri” untuk memberikan kesempatan pada yang lainnya, dan untuk
yang kurang aktif agar mau mempergunakan kesempatan ini sebagai ajang pengembangan
diri untuk mendapatkan pengalaman dan pembelajaran.
Strategi yang dilakukan MSDA untuk
dapat membuat setiap orang mau mengambil tanggung jawab lebih dalam kepanitiaan
adalah dengan menggunakan metode wawancara pada setiap individu/warga terhadap
minat kegiatan mereka, sehingga dapat terpetakan sumber daya anggota mana saja
yang berpotensi dan berminat untuk kepanitiaan-kepanitiaan tertentu. Harapan
dari dilakukannya metode ini adalah warga dapat “memilih” pada kepanitiaan mana
dia bersedia untuk terlibat.
Pengelolaan ini tidak dilakukan
dalam pembagian tanggung jawab di dalam divisi karena bagaimanapun yang
mengerti mengenai divisi tersebut adalah kepala dan wakil kepala divisi
tersebut sehingga pembagian tanggung jawab diserahkan kepada kadiv dan wakadiv.
Meskipun tidak terlibat secara
langsung dalam pembagian tanggung jawab dalam divisi, namun MSDA juga berusaha
untuk memantau keaktifan individu/warga dalam divisi. Itulah sebabnya maka staf
divisi MSDA dipecah menjadi “duta” dalam setiap divisi untuk menjadi manajer
divisi yang memantau keaktifan setiap individu dalam divisi dan luar divisi.
Bagaimana cara memantaunya? Salah satu metodenya adalah dengan absensi
kehadiran dalam rapat divisi dan program kerja yang diselenggarakan di HMP.
Apresiasi Warga
Latar belakang terbentuknya divisi
MSDA ini juga disebabkan oleh perlunya mengapresiasi warga/individu yang telah
giat dan aktif berkegiatan di HMP. Karena seperti yang telah disebutkan diatas,
bahwa himpunan tidak bisa memberikan gaji sebagaimana perusahaan. Oleh karena
itu, dibuatlah proker HMP BERSINAR. Proker ini merupakan ungkapan terima kasih
dan apresiasi Badan Pengurus terhadap keaktifan warga sekaligus menjadi
stimulus bagi warga lainnya untuk dapat aktif berkegiatan. Selain itu, apresiasi
yang dirasa perlu diberikan kepada warga HMP yang beraktivitas di luar HMP.
Mengapa? Karena bagaimanapun atau apapun kegiatan yang dilakukannya, pada
dasarnya mengharumkan nama HMP. Karena dia adalah warga HMP dan menjadi
pengingat bahwa HMP senantiasa mendukung dan menjadi “rumah” baginya.
Lalu, bagaimana mekanisme pemilihan
HMP BERSINAR setiap bulannya? Setiap divisi akan mengajukan satu nama yang
dijagokan setiap bulannya untuk “diadu” dengan nama dari divisi lain. MSDA akan
memilih HMP BERSINAR dengan kriteria yang menjadi standar.
Rekomendasi
Pada dasarnya, hal yang akan sangat membantu
divisi ini dalam mengelola sumber daya anggota adalah kesadaran dari warga
tersebut untuk mengambil tanggung jawab dalam kegiatan yang ada.
Metode wawancara untuk menampung
minat dan potensi warga juga masih relevan dilakukan untuk dapat
mengidentifikasi dan memetakan warga agar mengambil tanggung jawab sesuai
dengan minat dan potensinya. Jika memungkinkan, wawancara ini dilakukan sebelum perumusan program
kerja dilakukan sehingga program kerja yang nantinya direncanakan pun sesuai
dengan kebutuhan warga.
Sesungguhnya masih banyak strategi yang dapat
dijalankan dalam mengelola sumber daya anggota, tidak terpatok dari apa yang
telah dilakukan pada kepengurusan ini. Semoga hal yang dirasa baik dapat terus
dilanjutkan dan yang buruk dapat dijadikan pengalaman untuk dapat diganti
menjadi lebih baik.
Sekapur Sirih
Pada dasarnya, sumber daya anggota di HMP merupakan
hal yang “given” seperti sumber daya waktu. Sumber daya anggota tidak dapat
sewaktu-waktu ditambah seperti sumber daya uang. Sehingga yang harus kita
lakukan untuk dapat memanfaatkan sumber daya ini adalah dengan mengelolanya
dengan baik. Menurut saya, kata-kata evaluasi seperti “Kurangnya SDM…” tidak
boleh diucapkan karena disitulah seharusnya peran manajer diperlukan. Ketika
memang dirasa sumber daya anggota kurang, maka ada hal yang perlu dipertanyakan
antara kemampuan manajerial atau mungkin memang sumber daya anggota tersebut
tidak dapat memenuhi kegiatan yang direncanakan secara kuantitas dan kualitas
alias suatu kegiatan tersebut terlalu “tinggi” atau tidak mempertimbangkan sumber
daya anggota yang dimiliki olehnya.
Satu hal lagi,, sumber daya anggota
bersifat dinamis karena merupakan makhluk hidup. Sekali salah dalam hal
pengelolaannya maka dapat berakibat fatal. Hal paling ekstrem yang dapat
terjadi adalah himpunan ditinggalkan anggotanya. Himpunan tanpa anggota
sama Maka berhati-hatilah dalam
mengelola sumber daya anggota.
Akhir kata, saya mungkin memiliki
kesalahan dalam penulisan ini. Semua
yang tertulis disini merupakan subjektivitas dan pengalaman saya yang tidak
memiliki latar belakang apapun mengenai manajemen sumber daya manusia. Saya amat berbahagia apabila ada
yang mau bertukar pikiran terkait dengan pengelolaan sumber daya anggota demi
HMP yang lebih baik.
Selamat
berhimpun, adik-adik calon pengurus!
Selamat
bersenang-senang!
HMP!
HMP! HMP!
No comments:
Post a Comment